Déclaration de Protection des Données à Caractère Personnel
Introduction
Nous sommes ravis que vous souhaitiez collaborer avec le cabinet HOLWECK BINGEN ARCHITECTES (HBA) et notre objectif premier est que vous n’ayez aucun doute concernant le traitement sécurisé de vos données à caractère personnel. La protection des données à caractère personnel est un sujet que nous prenons très au sérieux. Afin de fournir une prestation de services optimale à vous ainsi qu’à votre entreprise, il est indispensable que notre cabinet HOLWECK BINGEN ARCHITECTES sauvegarde et utilise vos coordonnées et d’autres informations à votre sujet. La présente déclaration a pour but de vous donner le maximum d’informations sur la manière dont nous traitons vos données ainsi que vos droits quant à ces données conformément aux dispositions du Règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 (le Règlement général sur la protection des données, le « RGPD ») lequel entrera en vigueur le 25 mai 2018.
Qui est responsable de traitement des données et comment pouvez-vous le contacter ?
Vous pourrez contacter la déléguée à la protection des données par notre cabinet aux coordonnées ci-dessous :
Holweck Bingen Architectes S.à r.l.
23, rue de Stavelot
L-9280 Diekirch
Par mail :
Par téléphone :
(+352) 808968
Quelles Données Personnelles sont traitées ?
Les données personnelles traitées par notre cabinet correspondent à l’ensemble des données reliées à votre identité, à savoir par exemple vos noms et prénoms, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre mail, vos photos, votre pays de résidence, votre emploi, et toute autre information vous concernant que nous recevons, sous quelque format que ce soit, dans le cadre de notre relation d’affaires établies avec vous ou que nous collectons préalablement afin de nous permettre d’accomplir les demandes effectuées.
Nous sommes potentiellement amenés à collecter les informations suivantes dans le cadre des relations d’affaires:
– Nom Prénom
– Fonction
– Coordonnées (adresse email, numéro de téléphone, adresse postale)
– Coordonnées bancaires.
Dans le cadre d’une embauche éventuelle, nous sommes également amené à collecter les informations suivantes vous concernant :
– Diplômes
– Numéro de sécurité sociale
– Carte d’impôts
– Photo
Il existe plusieurs façons de collecter vos informations à caractère personnel. Tout d’abord, vous pouvez vous-même nous les transmettre directement : physiquement ou électroniquement. Ces données sont alors collectées à l’occasion de l’établissement de la relation d’affaires lorsque vous entrez en contact avec l’un de nos collaborateurs pour réaliser un projet ou une proposition de services par exemple, ou dans le cadre de votre candidature (spontanée ou en réponse à une annonce) pour un poste au sein de notre cabinet d’architecture.
Nous pouvons également recevoir vos données par des sources externes, comme des bases de données publiques, des sites Internet, des réseaux sociaux, des tiers.
Pourquoi traitons-nous vos données et sur quelles bases juridiques ?
Notre cabinet sera amené à traiter vos données personnelles conformément aux dispositions du RGPD pour les opérations suivantes :
Nous traitons vos données afin de vous fournir des services architecturaux dans le cadre de l’exécution des contrats conclu avec vous ou afin de procéder à l’établissement de proposition d’honoraires en cas de demandes formulées en ce sens par vous ou de répondre à des candidatures que vous nous aurez envoyé.
Notre cabinet sera également amené à traiter les informations personnelles vous concernant aux fins d’informations administratives ou contractuelles ainsi que dans le suivi assuré par notre cabinet de l’avancement des projets en cours pour lesquels une relation contractuelle a été établie avec vous.
Nous traitons par ailleurs les données de nos fournisseurs pour l’exécution des contrats de fourniture conclues par eux et notamment le paiement de leurs factures.
Notre cabinet pourra être amené à procéder à des campagnes de marketing, des études de marchés ou des sondages d’opinion pour lesquels il sera amené à utiliser vos données personnelles. Le traitement de vos données à cette fin est légal pour autant que nous ayez donné votre consentement à cette fin. Il vous est toujours loisible de retirer votre consentement à tout moment en contactant notre responsable de traitement aux coordonnées mentionnées ci-dessus. Cette règle s’applique également à toute déclaration de consentement donnée avant l’entrée en vigueur du RGPD, donc avant le 25 mai 2018. Le retrait du consentement n’affecte pas la légalité du traitement des données qui ont eu lieu avant ce retrait.
En tant qu’architectes-urbanistes regroupés dans le cadre d’une société à responsabilité limitée, Holweck Bingen Architectes est soumis à diverses obligations ou exigences légales (dont notamment et non limitativement d’ordre comptable et fiscal mais également au regard du droit du travail et au regard du droit de la sécurité sociale). Le traitement de vos données aura notamment pour objectif, en ce qui concerne les clients et fournisseurs, l’émission et le paiement de factures, ainsi que la tenu de la comptabilité de notre cabinet et en ce qui concerne les salariés, l’établissement des fiches de salaires et le paiement des retenues à la sources et cotisations sociales.
Qui reçoit vos données ?
Au sein de notre cabinet, tous les départements qui auront besoin de vos données pour respecter nos obligations contractuelles et légales auront accès à celles-ci.
Il est primordial pour nous que tous les employés du cabinet soient informés de l’importance de la confidentialité de vos données et nous avons mis en place. C’est pourquoi tous ont reçu une formation spécifique en la matière et ont signé une clause de confidentialité.
Nous pourrons être amené à transmettre certaines informations à des prestataires tiers (par exemple pour le recouvrement de créance, pour la tenue de la comptabilité ou pour l’établissement de fiches de salaries. Nous veillons à ce que les prestataires extérieurs que nous engageons se conforment à la même confidentialité en ce qui concerne vos données à caractère personnel, au regard des dispositions du RGPD.
Veuillez par ailleurs noter que notre cabinet pourra être amené à transmettre des informations vous concernant à des tiers, mais uniquement lorsque des dispositions légales l’exigent ou si vous avez donné votre consentement (par exemple : encas de collaboration avec d’autres entreprises de votre choix pour le projet envisagé). En vertu de ces exigences, les destinataires de données à caractère personnel peuvent par exemple être :
– des entités et institutions de droit public (par exemple les autorités fiscales ou pénales) sur base d’une obligation légale ou officielle
– d’autres entités de droit public auxquelles nous transmettons vos données personnelles afin de mettre en œuvre une relation d’affaires avec vous (par exemple : entreprises de construction ou autres corps de métiers pour l’exécution d’un contrat conclu avec vous)
D’autres destinataires des données peuvent être des entités pour lesquelles vous avez donné votre consentement de transmission ou pour lesquelles vous nous avez déliés de l’obligation de confidentialité au moyen d’une déclaration ou d’un consentement.
Il est important de vous préciser que vos données à caractère personnel ne font pas l’objet de transferts hors Union Européenne. Notre cabinet ne sera par ailleurs pas non plus amené à transférer vos données personnelles à une organisation internationale relevant d’un pays tiers
Combien de temps vos données seront-elles stockées ?
Vos données seront conservées le temps nécessaire pour satisfaire à nos obligations légales et contractuelles. Nous nous permettons de préciser que la relation d’affaires qui pourra se créer entre votre cabinet et vous-même peut le cas échéant prendre la forme d’une relation continue s’établissant sur une période de plusieurs mois, voire d’années.
Si les données ne sont pas requises pour l’exécution de nos obligations contractuelles ou légales, elles seront supprimées, à moins que leur utilisation ne soit nécessaire pour une durée limitée, aux fins suivantes de répondre notamment à l’obligations de conservation imposées par la législation fiscale et commerciale d’une durée maximale de 10 ans conformément notamment aux règles édictées par le Code de commerce, la loi générale des impôts, la loi du 12 février 1979 concernant la taxe sur la valeur ajoutée.
Quels sont vos droits en matière de confidentialité des données ?
Nous souhaitons faire preuve de la plus grande transparence quant au traitement de vos données et vous indiquons ainsi les différents droits dont vous bénéficiés à cet égard.
Vous disposez d’un droit d’accès sans frais aux données traitées par nos soins (article 15 du RGPD), un droit de rectification des données personnelles (article 16 du RGPD), un droit à l’effacement de vos données (article 17 du RGPD), si les données que nous détenons ne sont plus nécessaires aux objectifs prévus au moment de leur collecte, si vous retirez simplement votre consentement, si vous vous opposez au traitement de vos données, si le traitement opéré est illicite ou si l’obligation légale imposant la conservation de vos données par notre cabinet est venue à échéance. De plus, vous disposez d’un droit de limitation du traitement de vos données, si vous contestez l’exactitude des informations, si le traitement est illicite mais que vous ne souhaitez pas l’effacement de vos données, si notre cabinet n’a plus besoin de vos données mais que leur conservation est encore nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice ou si vous vous opposez au traitement de vos données (article 18 du RGPD).
Vous avez d’ailleurs également un droit d’opposition (article 21 du RGPD) ainsi qu’un droit de portabilité de vos données (article 20 du RGPD).
Enfin, vous avez en outre le droit d’introduite une réclamation auprès de l’autorité pertinente chargée de la protection des données personnelles (article 77 du RGPD), à savoir, au Luxembourg, auprès de la Commission Nationale de Protection des Données, 1, avenue du Rock’n’Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette, Tél. : (+352) 26 10 60 -1, www.cnpd.lu.
Vous pouvez retirer votre consentement de traitement de vos données personnelles à tout moment en contactant notre responsable de traitement aux coordonnées mentionnées ci-dessus. Cette règle s’applique également à toute déclaration de consentement donnée avant l’entrée en vigueur du RGPD, donc avant le 25 mai 2018. Le retrait du consentement ne s’applique que pour l’avenir et ne concerne par les données déjà traitées.
Nous vous demandons de veiller à être clair sur l’objet de votre demande. Veuillez à ce titre notamment préciser expressément si vous souhaitez l’effacement complet de vos données personnelles de notre base de données, ou si vous souhaitez une limitations d’accès à vos données (notamment dans les cas où vous bénéficier d’un droit à l’effacement). Nous tâcherons de respecter toutes vos demandes, mais nous vous indiquons qu’il est possible que des données puissent rester, sous quelle forme que ce soit, dans nos dossiers et archives malgré nos efforts pour les supprimer ou les rectifier ou compléter. Il est également possible que nous soyons dans l’obligation de conserver certaines de vos données en raison d’obligations légales (telles que plus précisément décrites ci-dessus).
Nous nous engageons à ne jamais vendre vos données personnelles à des tiers.
Etes-vous obligé de nous fournir vos données personnelles ?
Dans le cadre de notre relation d’affaires ou la relation salariale qui pourrait se créer entre vous et notre cabinet, vous devez fournir toutes les données personnelles requises nous permettant d’accepter et d’établir une relation d’affaires, respectivement de nous permettre de remplir nos obligations d’employeur et plus généralement de satisfaire à nos obligations contractuelles qui y sont liées. Sans ces données, nous ne sommes pas, en principe, en mesure de conclure un contrat avec vous et de l’exécuter.
Dans quelle mesure la prise de décision est-elle fondée sur un traitement automatisé ?
Lorsque nous établissons et mettons en œuvre une relation d’affaires ou une relation salariale, nous ne recourons généralement pas à un traitement automatisé pour la prise de décision au sens de l’article 22 du RGPD. Au cas où nous serions amené à appliquer une telle procédure dans des cas individuels, nous vous en informerons séparément pour autant qu’une obligation légale nous l’impose.
Est-ce qu’un profilage aura lieu ?
Notre cabinet ne traite pas vos données de manière automatisée aux fins d’évalier des aspects personnels (profilage).
Suite à l’entrée en vigueur du RGPD, nous avons mis en place des moyens techniques et administratifs pour protéger vos données à caractère personnel.
Ainsi, une fois transmises, vos données sont mises en sécurité grâce aux moyens détaillés ci-après.
Nos employés bénéficient d’une formation et information pour qu’ils puissent appliquer cette réglementation
Tous nos dossiers physiques sont conservés dans des armoires sécurisées et les accès sont limités au personnel administratif, qui comprend et applique les règles de confidentialité.
Les dossiers électroniques sont protégés par notre firewall et sont stockés sur un serveur localisé dans un centre externe en toute sécurité. Notre serveur informatique fait également l’objet d’une arborescence avec accès limités.
Nous utilisons également une méthode de cryptage et pseudonymisation, une technique qui permet de remplacer vos noms et prénoms par un pseudonyme. Etant donné que vos données personnelles sont rattachées à votre nom, elles sont sécurisées par ce procédé.
Nous avons également mis en place des mesures de sécurité techniques pour les archives des données à caractère personnel.
Grâce aux dispositifs de sécurité évoqués dans les paragraphes précédents, nous sommes en mesure de déceler rapidement tout incident et de le traiter conformément aux dispositions du RGPD.
Nous nous efforçons d’organiser le traitement en interne et de limiter le nombre de sous-traitants. Des accords spécifiques sont passés avec chaque sous-traitant, afin de s’assurer qu’il respecte les règles définies par le RGPD.
Un cookie est défini comme un fichier texte qui permet de vous identifier lorsque vous naviguez sur Internet. Ils permettent notamment de mémoriser vos éléments favoris et de personnaliser les pages web pour vos futures visites.
Nous utilisons des cookies pour nous adapter à vos préférences et optimiser votre passage sur notre site.
Ces cookies nous aident à développer des statistiques concernant le passage sur notre site, d’enregistrer le choix de langue de l’utilisateur, d’enregistrer le choix de l’acceptation des cookies. Cependant, aucune donnée personnelle n’est récoltée à travers les Cookies utilisés.
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Liens vers d’autres sites web
Notre site Internet peut comporter des liens vers d’autres sites, notamment des plugiciels sociaux. Nous tenons à vous préciser qu’en vous dirigeant vers ces autres sites, notre cabinet n’a aucun contrôle sur ces derniers. Nous ne pouvons donc être tenus responsables des informations récoltées sur des sites annexes qui ne sont pas gérés par notre cabinet. Nous vous invitons à consulter la déclaration de protection des données des dits sites internet.
Nous vous remercions pour votre attention et nous vous souhaitons une bonne visite de notre site internet.
Éditeur du site :
Le site www.hba.lu est édité par Holweck Bingen Architectes.
Pour toute question sur ce site et son contenu, veuillez contacter :
Holweck Bingen Architectes
23, rue de Stavelot
L-9280 Diekirch
Téléphone : +352 808968
email : projets@hba.lu
La création graphique et le développement de ce site ont été réalisés par :
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